ISEF UNAIR 2016 - Bersama Berkarya
 |
Acara baru dilaksanakan pada bulan November
2016, tapi kepanitiaan sudah mulai dibentuk pada bulan Juni 2016. Dan
Alhamdulillah aku diamanahi sebagai koordinator publikasi, dokumentasi, dan
dekorasi lagi. Sudah kuduga memang, inilah waktu yang tepat untuk aku
meningkatkan dan menguji skill hobiku, baik fotografi, desain, maupun menulis. Dalam
perjalanan kepanitiaan aku ditemani oleh 16 staff, banyak memang, tapi dari
semua itu ada yang bakat desain dan fotografi, tetapi ada juga yang masuk
kepanitiaan untuk mencari pengalaman jadi masih butuh latihan. Maka sebagai
pemimpin kita harus mampu membagi tugas dan memberikan kepercayaan kepada orang
yang kita pimpin tersebut.
 |
| Menuju FST |
Publikasi
Dalam kegiatan lomba-lomba semacam ini,
pastinya akan sering berhubungan langsung dengan para peserta, maka dari itu
dibutuhkan media sosial yang memadai. Dalam hal ini kami memilih line@,
Instagram, facebook, twitter, dan website. Karena tidak semua orang menggunakan
facebook ataupun line maka diperlukan media sosial yang beragam. Kunci utama
penggunaan media social yang beragam adalah kemampuan untuk mengintegrasikan,
sehingga informasi yang beredar tidak rancu.
Bulan Juli tim PDD terfokus pada pembuatan
poster sebagai media penyebaran informasi ke seluruh calon peserta di seluruh
Indonesia. Bulan Agustus difokuskan untuk publikasi baik secara offline maupun
online. Memasuki masa pendaftaran frekuensi pertanyaan peserta yang masuk ke
media sosial semakin meningkat. Aku berpikir, bagaimana menghadirkan system
yang membuat peserta untuk sekali klik saat melakukan pendaftaran, sehingga
tidak klik sana-sana. Untuk pendaftaran tim PDD masih menggunakan bantuan
Google Form. Perlu pengalaman dan ilmu yang lebih untuk bisa menghadirkan
system seperti pendaftaran acara Mata Najwa On The Spot MetroTV. Dan inilah
gunanya Sistem Informasi.
 |
| Eksis sek... |
Tidak mudah untuk mendapatkan peserta untuk
acara BSO yang skalanya di bawah BEM. Maka dari itu, seluruh panitia tidak
hanyak tim PDD membantu mempublikasikan lewat medsosnya dan berkunjung ke
sekolah-sekolah secara langsung. Publikasi online juga dibantu oleh media
partner yang sudah terkenal seperti, Hai Unair, Event Surabaya, Radio Unair,
dll. Keberadaan penyelenggara juga berpengaruh terhadap kerjasama sponsorship yang
diberikan oleh perusahaan. Karena suatu perusahaan mempertimbangkan apa
keuntungan yang ia raih setelah memberikan uangnya kepada acara tersebut.
Masa pendaftaran sudah ditutup, saatnya
untuk memastikan bahwa peserta yang terdaftar benar-benar terdata dan sudah
membayar. Terdapat kesulitan untuk merekap data pembayaran peserta karena data
dicatat secara manual tidak menggunakan system yang terintegrasi. Bendahara dan
Kesekretariatan selaku penanggungjawab harus bekerja keras untuk
mengsingkronkan data antara konfirmasi email, sms, dan rekening bank.
Terdapat 5 cabang lomba dalam ISEF 2016.
Dalam LKTIA terdapat beberapa tahap, tahap pengumpulan abstrak, pengumpulan
full paper, dan 10 paper terbaik akan dipresentasikan saat hari H. Cabang kedua
lomba CCI, peserta dapat langsung mendaftar dan mengikuti perlombaan di hari H,
begitupun lomba MSQ. Dua cabang yang bersifat online yaitu lomba Desain Poster
dan Lomba Cipta Puisi. Dalam lomba diambil juara 1,2,3 dan favorit. Penentuan
juara favorit diambil dari like terbanyak berdasarkan karya yang diupload di
Instagram. Dalam medsos, bukan hanya menarik yang dinilai, melainkan bagaimana
sang pembuat karya mampu menunjukkan karyanya ke sesama pengguna sehingga
mendapat banyak like. Kecurangan dengan membeli like mudah terjadi dalam
penilaian model ini, tapi hal ini masih sering diterapkan karena mudah dalam
perhitungannya. Juara cabang lomba Desain Poster dan Cipta Puisi sudah
diumumkan hari H.
Menuju hari H, kami mengadakan simulasi untuk
pelaksanaan lomba CCI, MSQ, dan LKTIA. Semulasi diikuti oleh seluruh panitia.
Hari Jumat, 11 November 2016 malam dilakasanakan technical meeting di Masjid
Ulul Azmi.
 |
| Suasana babak semifinal CCI |
Hari H
12 November 2016 dimana dilaksanakannya
lomba MSQ yang berada di Masjid Ulul Azmi diikuti sekitar 24 tim. Sementara CCI
diikuti 88 tim dan LKTIA 10 besar dilakasanakan di Fakultas Sains dan
Teknologi. Butuh koordinasi yang matang untuk mendokumentasikan di tempat yang
terpisah. Tim PDD terpecah menjadi beberapa bagian, di MSQ terfokus pada
syuting setiap tim untuk nantinya diupload di youtube. Sementara dokumentasi
CCI dan LKTIA terfokus pada foto-foto dan testimoni dari peserta.
Acara puncak yaitu Seminar Nasional yang
diadakan di Aula Kahuripan lt. 3 Gedung Rektorat Universitas Airlangga. Disini
dokumentasi terfokus pada penampilan-penampilan para bintang tamu, Banjari Ulul
Albab, Grup Nasyid Hamasah Voice, dan persembahan Juara 1 MSQ ISEF 2016. Tak
lupa ilmu yang keren dari Prof Soleh dan KH. Abdurrahman Navis. Video
selengkapnya bisa dilihat di channel youtube JIMM FST UNAIR.
 |
| BTS |
Dokumentasi
Ternyata untuk membuat rangkaian video yang
keren tidak semudah yang dibayangkan. Butuh narasi dan perencanaan yang keren
pula. Harus mampu menghadirkan cerita, tidak hanya wawancara sana-sini tanpa
adanya kesan yang menarik untuk ditampilkan. Peserta harus kita berikan semacam
narasi, agar hasil tidak keluar dari cerita. Begitupun dengan
photographer/videographer harus mampu mengambil momen-momen yang tepat untu
didokumentasikan. Seperti wajah semangat, sedih, tegang dari peserta tidak akan
terulang maka dari itu harus berpikir kreatif. Well, walaupun banyak kendala,
mulai dari kekurangan kamera, baterai/memori habis, akhirnya acara berjalan
dengan lancar.
Tugas tim PDD tidak berhenti disitu, foto
yang telah dihasilkan haruslah dipilah dan diupload ke media sosial. Masalah
yang sering terjadi di berbagai kepanitiaan adalah, semangat dalam memotret
tapi lemah dalam hal menyebarkan hasil potret tersebut. Biasanya hasil
foto/video akan lamban ditanyangkan bahkan tidak sama sekali. Faktor utama
biasanya keterbatasan alat dan kemauan sehingga sulit untuk mendokumentasikan.
Maka dari itu, aku bersama tim PDD mengupload semua hasil foto ke google drive
agar bisa dilihat semua panitia. Gampangnya agar foto yang capek-capek mencari
tidak sia-sia di delete.
Dan terakhir adalah membuat video
dokumentasi. Ya walaupun cerita tidak teratur, sudah baik untuk permulaan.
Video ini konsepnya behind the scene yang menampilkan kinerja panitia dari
mulai H-beberapa bulan sampai waktu hari H. Video kedua konsepnya menghadirkan
testimony, keluh kesah dari para peserta maupun pembina.
Itu tadi sedikit cerita dari kepanitiaan ISEF 2016 khususnya bagian PDD.
Semoga bisa berbagi cerita dan menambah pengalaman.
ISEF 2016 – Bersama Berkarya Indonesia Jaya, Allahu Akbar
Comments
Post a Comment